Slično kao što zaposleni konstantno rade na tome da dodatno razviju postojeće i nove veštine, kao što se tržište neprestano menja, prirodno je očekivati da i kancelarijski prostor ide u korak sa razvojem poslovanja.
Svrha preuređenja kancelarije ima višestruki značaj: osim modernijeg izgleda i “brendiranja” firme za klijente, uređenje kancelarije, ako se sprovede pažljivo može da ima još jedan neprocenjiv benefit: da dodatno da motiviše i inspiriše zaposlene zbog čega će oni biti produktivniji što umnogome može da doprinese celokupnom razvoju poslovanja.
U ovom tekstu možete saznati koji su to faktori koje bi trebalo da ispunite ne bi li stvorili moderan prostor koji će delovati produktivno i koji će na najbolji način odražavati vrednosti vaše firme.
Dobra organizacija i jednostavnost je ključ, neka bude bez nereda
Princip nadogradnje trenutnog poslovnog prostora u principu je isti kao i uređenje svakoga prostora - najpre bi trebalo napraviti “čistku” koja uključuje izbacivanje svega čemu u tom prostoru nije nužno mesto. Ova čistka uključuje i stvari “za svaki slučaj”, poput dodatnih kopija ugovora i čuvanje previše dokumentacije na radnoj površini.
Neredu u bilo kom obliku nije mesto u kancelariji. Osim što ne izgleda dobro, nered utiče i na samu produktivnost. Jednostavno rečeno, dobro organizovana i kancelarija koja nije zatrpana nepotrebnim detaljima mnogo će bolje poslužiti zaposlenima, koliko god postojali zagovornici kreativnog nereda.
Podrazumeva se da neke stvari (a naročito dokumentaciju) morate da sačuvate, ali vodite računa u kakvom obliku. Neke stvari mogu se čuvati i u digitalnoj verziji, a neku dokumentaciju možete skloniti van vidnog mesta u odgovarajućim fasciklama i registratorima.
Za papire koji moraju biti pri ruci možete koristiti stone organizere, a police za dokumenta takođe mogu da posluže kao organizeri za kancelarijski materijal, kao i sve druge potrebne sitnice.
Jednostavnost bi trebalo da se odražava i na sve uređaje koji se nalaze u kancelariji. svu neispravnu i nepotrebnu opremu trebalo bi skloniti iz radnog prostora. Potrebno je odeti na popravku sve što je potrebno da se popravi, a sve što je zastarelo ili pokvareno trebalo bi ukloniti na odgovarajući način.
Svaka pasivna oprema koja samo zauzima prostor, a da ne služi svojoj prvobitnoj svrsi morala bi da bude uklonjena iz kancelarije.
Bela tabla za veću produktivnost
Postoji toliko distrakcija koje mogu uticati na produktivnost. Toliko ih je da nas često navode da prekidamo nit u radu, da zaboravimo važne datume ili jednostavno izgubimo pojam o vremenu.
Srećom, uprkos svim smetnjama koje se pojavljuju na dnevnoj bazi, postoji nekoliko jednostavnih trikova koji mogu pomoći da se eliminišu distrakcije i da zaposleni budu produktivniji. Verovali ili ne, odličan alat za neutralisanje distrakcija jeste bela magnetna tabla. Ona nije rezervisana samo za učionice, već je i odlična za kancelarijski prostor.
Ali, kako bela tabla utiče na produktivnost?
Bele table su jednostavan proizvod koji pruža površinu za višekratnu upotrebu za pisanje beleški iznova i iznova, pomažući zaposlenima da ostanu organizovani i povećavaju svoju produktivnost.
Prvobitno su dizajnirane da budu površina za praćenje važnih informacija ili beleški koje se mogu brisati. U nastojanju da se bele table olakšaju za korišćenje, one su sada dostupne u različitim veličinama i stilovima. Kao takve, bele table možete da koristite skoro svuda, a postoje i varijante sa točkićima, u kombinaciji sa papirom za pisanje,.. a naša preporuka je da pored bele table u kancelarijskom prostoru držite i plutane table koje su takođe odlične za organizaciju.
Bele table su čest dodatak u kancelarijskim i konferencijskim salama. One su odličan alat za sastanke i prezentacije, jer olakšavaju pružanje korisnih ilustracija, dijagrama i beleški za podučavanje vašeg tima o temi o kojoj se raspravlja. A kada su u pitanju sastanci sa klijentima, bele table su odlično sredstvo za objašnjenje vašeg procesa i za pružanje relevantnih informacija o poslovanju.
Bele table su takođe korisne za:
Pravljenje lista obaveza za praćenje dnevnih zadataka koje treba izvršiti.
Kao kalendar za praćenje sastanaka i događaja.
Razmišljanje o novim projektima, procesima ili idejama.
Iako biste mogli da pratite svoju listu obaveza online, činjenica je da internet sam po sebi takođe može biti velika distrakcija. Bele table omogućavaju da se izbegnu ova ometanja, da se ograniči količina vremena koje se provodi u prelistavanju belešaka dok se ne pronađe ono što je potrebno, pa čak i da se eliminiše otpad (beleške se mogu izbrisati nakon što se svaki zadatak izvrši).
Svaka prilika za kretanje je dobra
Najbolji način da se održi fokus tokog radnog dana jeste da se prepozna kada je potrebno napraviti pauzu. Jer, efikasnost na zadatku nije isto što i vreme koje je provedeno da se isti zadatak završi. Važno je da zaposleni mogu s vremena na vreme da naprave predah i da udahnu novu energiju ili neku vrstu promene koja će im pomoći da se resetuju.
Samo ustajanje do fotokopir aparata koji se nalazi u drugom kraju kancelarije ili do čajne kuhinje po kafu mogu da budu dovoljni za resetovanje.
Mnoge firme uvele su i takozvane pokretne stolove koji omogućavaju rad u sedećem i/ili u stojećem položaju što se takođe pokazalo vrlo efikasnim.
Način da omogućite prostor za kretanje može da bude i davanje mogućnosti zaposlenima da rade od kuće ili da kreiraju fleksibilne rasporede, ukoliko vam poslovanje to dozvoljava.
Oplemenite prostor biljkama
Ovo zvuči kao savet koji ste toliko puta čuli, ali, proverite: koliko biljaka zaista imate u svojoj kancelariji? Biljke čine pristor boljim i obogaćuju ga, ne samo na polju estetike i uređenja, već i tako što bukvalno prečišćuju vazduh koji zaposleni udišu.
Biljke u kancelariji nude još niz prednosti, bilo da li je u pitanju manji ili veći prostor.
Prema jednoj psihološkoj studiji, zaposleni su produktivniji kada su okruženi zelenilom.
Konkretna studija ne samo da je potvrdila navode da je ulaganje u biljke u kancelarijskom prostoru uticalo na kvalitet života i produktivnost zaposlenih, već je u konkretnom preduzeću koje je učestvovalo u studiji zabeležila povećanje učinka rada od neverovatnih 15%.
Moguće je da nisu samo biljke doprinele ovom učinku, ali kompleto uređenje sa namerom bolje produktivnosti zaposlenih zasigurno jeste.
